Viajes, comidas de trabajo, invitaciones, hoteles,… ¿Son gastos deducibles?

gasto deducible regalos viajes¿Son gastos deducibles comidas de trabajo, viajes, los hoteles, las invitaciones o los regalos a clientes?

La normativa del Impuesto sobre Sociedades determina qué partidas están consideradas como gastos deducibles, así como sus excepciones. En su artículo 14, establece que no serán gasto fiscalmente deducible las liberalidades (aquellas en las que no se acredita relación alguna del gasto con la promoción de la actividad), pero matiza que no se incluyen en ellas los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores, ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa, ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni tampoco los que se hallen correlacionados con los ingresos.

En lo que respecta al IVA soportado de estos gastos, se establece que es necesario cumplir una serie de requisitos para que éste sea deducible en la adquisición de bienes y servicios para la actividad:

• Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos.

• Que se encuentren convenientemente justificados.

• Y aunque resulte obvio, deberán estar correctamente contabilizados.

El disponer de una factura original completa como documento justificativo es de suma importancia.

Con facturas o justificantes que no cumplan con estos requisitos no será posible la deducción del IVA soportado, aunque el gasto tenga consideración de deducible en el Impuesto sobre Sociedades.

Dicho esto, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido establece que no podrán ser objeto de deducción, en ninguna proporción, las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición de los siguientes bienes y servicios:

• Joyas, alhajas, piedras preciosas…

• Los alimentos, las bebidas y el tabaco.

• Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.

• Los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas. No tendrán esta consideración las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor definidos en el art. 7.2 y 7.4 de esta Ley…

• Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.

Con todos estos criterios dictados por la Administración y que no son del todo claros, nos encontramos con el dilema de saber cuándo el IVA soportado adquiere la característica de deducible o no. Vemos al detalle qué ocurre con los gastos por atenciones a clientes, comidas de empresa o del personal, desplazamientos o transporte, analizando cada uno de ellos.

Regalos destinados a atenciones a clientes

Deben ser aquéllos que resulten gratuitos para el destinatario. La atención será considerada como gasto, pero su IVA soportado no será deducible, salvo que lo regalado fuesen objetos publicitarios de escaso valor (90,15 €), es decir, sin valor comercial y muestren de forma indeleble la publicidad o imagen de nuestra empresa (muestras gratuitas, impresos y objetos publicitarios, etc.).

A partir del 2015 existirá otra limitación: 1% de la cifra de negocios.

De igual manera que el caso anterior, serán entregados a título gratuito.

El ejemplo más claro es el regalo navideño. Será gasto deducible, pero igualmente el IVA soportado de estas operaciones no será deducible en ninguno de los casos.

Obsequios o regalos destinados a atenciones a trabajadores.

Gastos en hostelería y restauración.

Son los gastos más habituales en la relación comercial. La norma establece que no serán deducibles las cuotas de IVA por gastos en atención a clientes, aunque, por otro lado, el artículo 96 establece que el IVA soportado en gastos de desplazamientos, viajes, hostelería y restauración es deducible si el gasto lo es en el Impuesto sobre Sociedades.

Esto se ve como una contradicción. Las comidas de trabajo en las que se invita a clientes, reúnen estas dos caras. Para que sean admitidas como gastos deducibles de las cuotas del IVA deben obedecer a relaciones públicas con clientes o proveedores, deben ser utilizadas como medio de promoción de

la actividad y deben estar correlacionadas con los ingresos. El gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, por lo que conviene limitarlo a la lógica de la actividad y dejar constancia siempre del motivo y comensales participantes. Además, cuando estos gastos se efectúan en fines de semana su aceptación por parte de la Administración tributaria se traduce en complicada.

Y muy importante, sólo podrá deducirse el IVA cuando dispongamos de factura completa que cumpla con todos los requisitos mencionados, cosa bastante complicada en este tipo de establecimientos.

Las comidas celebradas por la empresa con clientes o asalariados en periodos vacacionales o navidad, tienen la consideración de gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, se podrá deducir el IVA soportado, pero siempre que se documente con una factura justificativa completa, no sirviendo los tickets ni facturas simplificadas.

La misma situación se da con las comidas diarias de los trabajadores cuando vengan exigidas por el desarrollo de la actividad económica. Tienen la consideración de gasto deducible para el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, su IVA soportado será deducible, pero siempre cumpliendo el resto de los requisitos legales y reglamentarios: Factura completa y correcta contabilización.

No obstante, no hay que olvidar que la normativa del IRPF establece las cuantías máximas exceptuadas de gravamen en el caso de gastos de manutención cuando se trata de gastos producidos por desplazamientos laborales, a través del régimen de dietas exentas.

Otro caso en el que el gasto se puede considerar fiscalmente deducible es el de las comidas abonadas al personal de una empresa subcontratada que realiza trabajos de nuestra actividad, siempre que se pueda probar que dichos gastos responden a los fines descritos, están debidamente justificados y se encuentran correlacionados con los ingresos. El IVA soportado, de igual manera, será deducible.

Desplazamientos o viajes.

Siempre que el gasto de desplazamiento o viaje (avión y tren, taxis, hoteles…) tenga carácter deducible en el Impuesto sobre Sociedades, cumpliendo el requisito de estar afecto a la actividad, y acreditando su carácter profesional, la cuota de IVA lo será también, siempre disponiendo de la correspondiente factura acreditativa completa y procediendo a su correcta contabilización. De igual manera que en el caso anterior, este tipo de gastos en fines de semana es de difícil aceptación por la Administración tributaria.

Al igual que los importes abonados en concepto de comidas de los trabajadores de las empresas subcontratadas, los desplazamientos de éstos también serán fiscalmente deducibles, incluido el IVA soportado.

Transporte de los trabajadores a la empresa.

Este tipo de gasto es considerado como un beneficio particular a los trabajadores y no a la empresa, por lo que su deducibilidad no es posible. No obstante, existen varias excepciones (Ley del IVA art. 92 y 95):

Podrá ser gasto deducible el transporte de empleados hasta la empresa cuando éste sea de obligado cumplimiento en virtud del Convenio Colectivo o de otra norma jurídica de aplicación. Deberá tener carácter gratuito, y no podrá existir retención alguna de parte del salario del trabajador por este concepto.

De igual manera, se entenderá que este servicio a los empleados es necesario para la empresa y por tanto, deducible, cuando exista imposibilidad o dificultad para utilizar otro tipo de medios, o bien, cuando la empresa disponga de varios centros de trabajo entre los cuales deban desplazarse los trabajadores para realizar sus tareas. (Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas).

Gastos de vestuario.

Sólo tendrán la consideración de gastos para la empresa los efectuados en concepto de vestuario profesional, tales como uniformes, batas o demás ropa con anagrama de la empresa, excluyéndose todos los demás (trajes, camisas, corbatas…). Este criterio admite cierta flexibilidad para aquellos casos en los que el vestuario se utilice únicamente en la actividad y no lo sea en el uso privado, por ejemplo, en el caso de los artistas. Al no ser considerado gasto fiscalmente deducible por el Impuesto sobre Sociedades, el IVA soportado tampoco será deducible.

Conclusión, el problema de si podemos o no deducirnos el IVA soportado abonado radica en que justifiquemos el gasto como necesario para nuestra actividad, y además, que esté convenientemente justificado con la correspondiente factura completa.

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