Preparar la contabilidad al final del ejercicio. Pasos.

Preparar la contabilidad al final del ejercicio. Pasos.

Se acerca el fin de año y es interesante preparar la contabilidad para acometer el proceso de cierre y volverla a abrir al año que viene reflejando la situación patrimonial y financiera real de la empresa. Vamos a ver una serie de pautas para llevar a cabo el cierre del ejercicio contable.

1. Balance de comprobación de sumas y saldos.

El balance de comprobación es un informe que muestra la lista de todas las cuentas en un libro mayor y sus saldos respectivos. Su propósito es verificar que las sumas de débitos sean iguales a las sumas de créditos. Es una herramienta de control interno para asegurarse de que no haya errores en los registros contables. También puede ser una información útil para la gestión de cobros en caso de que haya habido errores en los importes o facturas impagadas.

Chequearemos todas las cuentas y verificaremos su exactitud y real existencia.

2. Revisión del cuadro de cuentas.

Se trata de revisar de manera exhaustiva los distintos tipos de asientos contables y la lista de cuentas que se ha utilizado. El objetivo es asegurar que se han empleado todas las cuentas necesarias y que se han clasificado de manera correcta. También sirve para actualizar las cuentas o crear nuevas cuentas si es necesario.

3. Recuento de existencias. Inventario.

El recuento de existencias es un proceso habitual en las empresas que manejan mercancías. Se trata de contar y verificar físicamente las existencias en el almacén realizando un inventario detallado. El recuento debe ser lo más preciso posible para garantizar que los registros contables reflejen la cantidad real de existencias en la empresa.

4. Reclasificar deudas y créditos. Conciliar clientes y proveedores.

El objetivo de reclasificar deudas y créditos es preparar los libros contables para el nuevo ejercicio. Por ejemplo, las deudas a largo plazo que ahora tengan un vencimiento de un año o menos ahora pasarán a clasificarse como deudas a corto plazo, en caso de que se tengan que abonar en el nuevo ejercicio.

Para realizar esta tarea se tienen en cuenta las tablas de amortización de préstamos que proporcionan los bancos y en las que se indican las cuotas, de manera que se pueda saber qué parte se refiere a la amortización de la deuda y qué parte corresponde a los intereses.

La conciliación de saldos de clientes y proveedores es fundamental para tener la certeza de que el balance refleja saldos reales. Se puede realizar circularizando a clientes y proveedores o poniéndonos en contacto con ellos y confirmando saldos.

5. Aplicar ajustes contables por periodificación.

Consiste en la tarea de asignar ingresos y gastos a los períodos contables que correspondan, incluso en el caso de que las transacciones se llevaran a cabo en un momento distinto. Esto permite que los estados financieros reflejen la actividad de la empresa durante un período de tiempo de manera más clara.

6. Cuenta de pérdidas y ganancias.

La cuenta de pérdidas y ganancias tiene una importancia fundamental para el análisis de los estados financieros de la empresa. Ésta resume los ingresos y gastos de la sociedad durante el ejercicio. Muestra una visión detallada de la rentabilidad durante el período contable, es decir, si se han obtenido ganancias o si se ha incurrido en pérdidas.

De este modo, se pueden analizar los estados financieros de la empresa y evaluar las necesidades futuras de efectivo, de manera que se pueda mejorar la gestión de tesorería en caso de que la empresa necesite mayores recursos.

7. Asiento de amortizaciones e inmovilizado material.

El asiento de amortizaciones permite registrar la amortización de activos intangibles y la depreciación de activos fijos. Por ejemplo, las máquinas de una fábrica se van depreciando a lo largo del tiempo; esto debe quedar reflejado en el cierre contable, ya que no es lo mismo dicha máquina hoy que el día en que se adquirió.

Aquí hay que tener en cuenta diferentes elementos, como el precio de adquisición, el coeficiente de amortización, el valor residual, las cuotas pagadas durante el ejercicio y la amortización acumulada.

La adquisición de inmovilizado material no se considera un gasto, sino una inversión, por lo que repercute proporcionalmente en la cuenta de pérdidas y ganancias.

8. Asiento de Impuesto de Sociedades.

Contabilizar el efecto del impuesto de sociedades conforme a las normas contables.

9. Asiento de regularización. Ingresos y gastos.

Se trata de un asiento específico que se lleva a cabo al final del período contable para cerrar las cuentas de ingresos y gastos y transferir sus saldos a cuentas de resultados acumulados. Este paso es esencial para iniciar el próximo período con saldos de cuentas temporales limpios.

10. Asiento de cierre de contabilidad.

Se trata de un asiento específico que se lleva a cabo al final del período contable para cerrar las no temporales que conforman el balance de situación final del ejercicio contable.

11. Abrir el asiento de apertura para el próximo año.

Este asiento marca el comienzo del nuevo período contable. Se abren las cuentas con saldos acumulados del período anterior, permitiendo que la empresa comience a realizar transacciones y registros contables para el nuevo año fiscal.

¿Cómo evitar errores en el cierre del ejercicio contable de la empresa?

A lo largo del ejercicio, es posible que se hayan producido errores de contabilización. Por ejemplo, si se han realizado pagos por un valor superior a la suma de los importes de las facturas con un cliente, o si se hicieron facturas con un importe erróneo.

Todos los datos de facturación, contabilidad y bancos deben coincidir para que en caso de Inspección de Tributos no tengamos problemas con apuntes o saldos que no se puedan justificar. Por eso es muy importante seguir paso a paso el proceso de chequeo anteriormente descrito.

Es conveniente utilizar herramientas digitales que permitan automatizar los procesos y evitar la gestión manual, ya que llevar a cabo la contabilidad de una empresa con procedimientos obsoletos puede ser fuente de numerosos fallos.

¿Qué tipo de herramientas pueden ayudar a realizar el cierre del ejercicio contable?

Para llevar a cabo el cierre del ejercicio contable, es necesario disponer de un software de gestión contable de última generación y actualizado a la normativa fiscal y contable, que permita realizar los asientos contables así como los ajustes y cierre de cuentas contables con garantía.