Libros Obligatorios Mercantiles. Contables y Societarios.

LIBROS OBLIGATORIOS MERCANTILES. CONTABLES Y SOCIETARIOS.

Todas las Sociedades Mercantiles deben llevar obligatoriamente los siguientes Libros Mercantiles: Contables y Societarios:

· Libros Contables obligatorios:

· Libro Diario.

· Libro de Inventarios y Cuentas anuales.

· Libros Mercantiles obligatorios:

· Libro de Actas.

· Libro registro de Socios.

· Libro registro de Acciones nominativas.

· Libro registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.

1. Libros Contables obligatorios El Código de Comercio, en su artículo 25, establece cuáles son los libros contables obligatorios:

1.1. Libro Diario.

En el libro diario se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. El libro diario se elabora por cada ejercicio económico, que normalmente coincide con el año natural. Se inicia con el registro de la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoge las operaciones del año, y finalmente se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).

1.2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Este libro recoge la situación inicial de la empresa, su evolución (al menos trimestral) mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y, además, un conjunto de informes contables que se llaman “Cuentas Anuales”.

Las Cuentas Anuales recogen los siguientes documentos contables:

· Balance de Situación.

· Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

· Estado de cambios en el patrimonio neto.

· Memoria del ejercicio.

· Estado de flujos de efectivo.

Una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable requiere que además de estos libros se lleve también un Libro Mayor, si bien este libro no es obligatorio legalizarlo puesto que recoge la misma información que el libro Diario pero en distinto formato.

2. Libros societarios obligatorios.

Las sociedades mercantiles están obligadas a la llevanza de otros libros denominados genéricamente libros societarios:

2.1. Libro de actas.

En él se recogen los acuerdos tomados en las juntas generales, especiales y órganos de administración con detalle de asuntos tratados, convocatoria, asistentes, votaciones y acuerdos adoptados.

. 2.2. Libro de registro de socios, de la sociedad o de acciones.

En estos libros se registran la identidad de los socios propietarios de las participaciones o acciones en la sociedad, su evolución y/o transmisión así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.

Dependiendo del tipo de sociedad, el libro que le corresponde es:

· Libro de registro de los socios: para las sociedades de responsabilidad limitada (SL), sociedades limitadas laborales (SLL) y sociedades de garantía recíproca (SGR).

. · Libro de registro de la sociedad: para las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU) al tener un único socio debe registrar los acuerdos con éste.

· Libro de registro de acciones nominativas: para las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y sociedades comanditarias por acciones, en caso de que las sociedades posean acciones nominativas.

3. Libro de Actas.

El artículo 26 del Código de Comercio establece que las sociedades mercantiles llevarán un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

Respecto al Libro de Actas hay que tener presente lo siguiente.

· Cualquier socio y las personas que, en su caso, hubiesen asistido a la Junta general en representación de los socios no asistentes, podrán obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos y de las actas de las Juntas generales.

· Los administradores deberán presentar en el Registro Mercantil, dentro de los ocho días siguientes a la aprobación del acta, testimonio notarial de los acuerdos inscribibles.

· Todos los acuerdos tomados por la junta general y por el consejo de administración deben constar obligatoriamente en un libro, denominado libro de actas.

· Las actas sólo pueden ser transcritas al libro de actas una vez son aprobadas y firmadas. · El libro de actas debe ser legalizado.

· El libro de actas debe ser conservado (Cco. art.30; RRM art.247.5) por la sociedad durante un periodo de seis años, a partir de la fecha en que conste aprobada la última acta en él transcrita, o sea el acta con que se cierra el libro.

· La conservación del libro de actas no exime del deber de conservar los originales de aquéllas por igual período de tiempo y a partir de sus respectivas fechas de aprobación. El plazo de conservación rige incluso en caso de cese de la actividad social.

· En caso de disolución de la sociedad, y junto con la correspondiente escritura pública y la restante documentación social, el libro de actas se ha de depositar en el RM del domicilio social, salvo que en la escritura los liquidadores asuman el deber de conservación durante el plazo de seis años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad.

· En el supuesto de depósito del libro en el RM, el registrador mercantil se halla asimismo obligado a conservarlo, junto con la restante documentación, durante los seis años siguientes a la fecha del asiento de cancelación de la sociedad.

Adicionalmente y de forma voluntaria se pueden legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas elaboradas con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el registrador.

Po su parte el artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil establece que las actas que se transcriban al Libro de Actas de la sociedad deben contener los datos que se expresan a continuación para que los acuerdos adoptados sean inscribibles:

1. Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se haya celebrado la reunión.

2. Fecha y modo en que se hubiera efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Juntas Universales. Si son sociedades anónimas, deberá indicarse el Boletín Oficial del Registro Mercantil y el diario o diarios donde haya sido publicada la convocatoria.

3. Texto íntegro de la convocatoria, y si se trata de Junta Universal, los puntos aceptados como orden del día.

4. El número de socios o miembros del órgano colegiado de administración que asisten personalmente y los que asisten por medio de representante.

· Si se trata de una Junta General, el porcentaje de capital social que unos y otros representan.

· Si se trata de una Junta Universal, deberá indicarse a continuación del lugar, fecha y orden del día, el nombre de los asistentes, que deberá ir seguido de la firma de los mismos.

5. Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones cuya constancia en el acta se haya solicitado por alguno de los presentes.

6. Los acuerdos adoptados.

7. El resultado de las votaciones, expresando las mayorías con las que se hubiese adoptado cada acuerdo si se trata de Juntas Generales, o el número de miembros que han votado a favor del acuerdo si se trata de órganos colegiados de administración. Si quien ha votado en contra de los acuerdos adoptados lo solicita, se hará constar en el Acta su oposición a dichos acuerdos. 8. La aprobación del acta.

4. Libro registro de socios (Arts. 104 y 105 LSC)

Para la sociedad es obligatorio la llevanza de un libro registro de socios que debe ser legalizado conforme a las reglas generales.

En el libro de socios deben constar las siguientes circunstancias relativas a las participaciones:

• Su titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas.

• La constitución de derechos reales y otros gravámenes.

Respecto al Libro registro de Socios debe tenerse en cuenta lo siguiente:

· En cada anotación se ha de indicar la identidad y domicilio del titular de la participación o del derecho o gravamen constituido sobre ella.

· La sociedad sólo puede practicar la rectificación del contenido del libro de socios si los interesados no se oponen a ello en el plazo de un mes desde la notificación fehaciente del propósito de proceder a la misma.

· Los datos personales de los socios pueden modificarse a su instancia, no surtiendo entre tanto efectos frente a la sociedad.

· La llevanza y custodia del libro registro de socios corresponde al órgano de administración.

· Cualquier socio está facultado para el examen del libro registro de socios y la obtención de certificación de las participaciones registradas a su nombre.

· También tienen derecho a obtener certificación de los derechos reales o gravámenes registrados a su nombre, los titulares de estos derechos y gravámenes.

· El libro de socios no cumple ninguna función legitimadora ni siquiera de publicidad, quedando reducido a un mero registro interno informativo no confiriendo a las inscripciones contenidas en el mismo efecto constitutivo para la eficacia de la transmisión de las participaciones sociales.

· La LSC no impide la emisión de certificados relativos a las participaciones sociales siempre que su función sea meramente informativa o probatoria.

5. Libro registro de acciones nominativas (Arts. 116 y 121.2 LSC)

En el libro registro de acciones nominativas los administradores deben inscribir a los titulares originales de las acciones, las sucesivas transmisiones de éstas, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.

Respecto al Libro registro de acciones nominativas debe tenerse en cuenta lo siguiente:

· En el libro deben inscribirse el nombre, apellidos, razón o denominación social, nacionalidad y domicilio de los socios titulares de las acciones o de derechos reales.

· A efectos de que los sucesivos adquirentes obtengan de los administradores de la sociedad su inscripción en el libro, se ha de acreditar a éstos la válida adquisición de las acciones. correspondientes.

· En el supuesto de que las acciones se hayan transmitido mediante endoso, los administradores deben comprobar la correspondiente regularidad en la cadena de endosos.

· Para obtener la inscripción de los derechos reales constituidos sobre las acciones, es necesario acreditar frente a los administradores la constitución de tales derechos.

· Debe estar a disposición de cualquier accionista que desee examinarlo.

· Como se ha indicado, su existencia es obligatoria, tanto si están impresos y entregados los títulos como si no lo están.

· Es esencial para la legitimación de los accionistas como tales frente a la sociedad.

· Se reconoce el derecho del accionista a obtener certificaciones de las acciones inscritas a su nombre en tanto éstas no se hayan impreso o entregado.

· La rectificación de las inscripciones que la sociedad repute falsas o inexactas, sólo puede llevarse a cabo cuando se haya notificado a los interesados la intención de proceder en tal sentido, y éstos no hayan manifestado su oposición durante los treinta días siguientes a la notificación (LSC art.116.4).

6. Libro registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal. (LSC art.16).

Los derechos y garantías de los terceros que tengan relación con una sociedad unipersonal, determinan el establecimiento de un régimen de transparencia y publicidad de los contratos celebrados entre el socio único y la propia sociedad.

También se prevé un particular régimen de responsabilidad en relación con las ventajas económicas obtenidas por el socio en perjuicio de la sociedad unipersonal.

En consecuencia tales contratos deben:

• Constar por escrito o en la forma documental que exija la ley de acuerdo con su naturaleza. La forma escrita no se concibe como un presupuesto de validez y eficacia entre las partes, de manera que la ausencia de forma escrita sólo conllevará la nulidad en los casos en que tal consecuencia derive claramente de las normas específicamente aplicables a cada concreto contrato, de acuerdo con su naturaleza.

• Transcribirse en un libro registro especial, el cual debe ser legalizado conforme a lo dispuesto para los libros de actas de las sociedades. La llevanza de dicho libro corresponde a los administradores y deberá ser cumplimentado con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras o raspaduras y al mismo deben transcribirse íntegramente los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad, no bastando con tomar nota de la existencia de los mismos.

• Mencionarse expresa e individualmente en la memoria anual, lo que garantiza su conocimiento por los terceros. Para dar por cumplida esta obligación bastará con que se haga una referencia individualizada, por separado, a cada uno de ellos, indicando su naturaleza y condiciones.

La aplicación del régimen descrito sólo afecta a aquellos contratos en los que el socio actúa frente a la sociedad como un tercero, no los derivados de su relación societaria y únicamente afecta a los contratos celebrados durante el período tiempo en el cual el socio contratante sea su único socio. Los celebrados antes o después quedan al margen, independientemente de la fecha de cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos.

Lo que se pretende evitar, en base a una máxima transparencia, es que el socio único pueda llegar a provocar por medio de determinados negocios atribuciones patrimoniales a favor de la sociedad o del socio único en perjuicio de terceros.

La falta de transcripción en el libro registro y de referencia en la memoria anual de los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad, trae como consecuencia que los mismos no sean oponibles a la masa de acreedores en caso de concurso de acreedores de la sociedad o del socio único. Es decir, dichos contratos pueden ser considerados inexistentes con respecto a los acreedores del socio único o de la sociedad unipersonal insolventes.

A efectos de incumplimiento, la mención en la memoria pero el no depósito de ésta en el RM es equivalente a la falta de referencia en dicho documento.

Es precisa la concurrencia de ambos requisitos cumulativamente; es decir, que el contrato no se transcriba al libro-registro y que, además, no se haga una mención individualizada en la memoria o ésta no se deposite en el RM.

En las sociedades, anónimas o limitadas, cuyo capital sea íntegramente propiedad del Estado, las Comunidades Autónomas o las Corporaciones locales, o de organismos o entidades de ellos dependientes, no les es de aplicación el régimen descrito, por cuanto:

a) No están obligadas a hacer constar su unipersonalidad en la documentación comercial.

b) En caso de concurso de acreedores de la sociedad o del socio único, sí son oponibles a la masa de acreedores los contratos celebrados entre ambos, aunque no hayan sido transcritos al libro-registro y no se hayan referenciado en la memoria anual.

c) No les es de aplicación el régimen de responsabilidad frente a la sociedad por las ventajas que, directa o indirectamente, obtenga en perjuicio de aquélla como consecuencia de los contratos celebrados entre ambos.

d) La falta de inscripción en el RM de la situación de unipersonalidad no determina su responsabilidad por las deudas sociales contraídas durante el período de unipersonalidad.